Tegoroczna edycja programu realizowana jest pod hasłem „Ciekawi jutra”. Dobrze rozumiana „ciekawość” to również jedna z cech, która wyróżnia nas – audytorów – jeden z zespołów tworzących program „Przedsiębiorstwo Fair Play”. To właśnie zaciekawienie sprawia, że z zaangażowaniem i entuzjazmem udajemy się na audyt do każdej z ubiegających się o certyfikat „Przedsiębiorstwo Fair Play” firm. Audyt stanowi jeden z najważniejszych i wyróżniających nasz program elementów weryfikacji, a jego podstawą jest rozmowa z przedstawicielami poszczególnych działów firmy oraz szczegółowa weryfikacja danych niezbędnych do przyznania certyfikatu.
Kilka szczegółów technicznych
Audyt to element II etapu weryfikacji firmy w programie „Przedsiębiorstwo Fair Play”. Przeprowadzany jest w uzgodnionym terminie w siedzibie firmy przez odpowiednio przygotowanych i akredytowanych przez Komisję Ogólnopolską audytorów i trwa od dwóch do czterech godzin. Należy jednak zaznaczyć, że czas trwania audytu jest ściśle związany z wielkością przedsiębiorstwa oraz ilością koniecznych do weryfikacji dokumentów. Do tej pory, zgodnie z harmonogramem, audyty były realizowane od czerwca do września. W 2019 roku wprowadziliśmy zmianę polegającą na możliwości przeprowadzania audytu w firmie nawet wcześniej w dogodnym dla niej terminie, po wypełnianiu przez uczestnika ankiety prezentacyjnej i po jej ocenie przez Ogólnopolską Komisję Programu. Zmiana została przez firmy bardzo dobrze przyjęta i już kilka audytów w tej edycji się odbyło.
O co pytają audytorzy?
Głównym celem audytu jest potwierdzenie, na podstawie dokumentów źródłowych, danych zawartych w ankiecie prezentacyjnejoraz uzyskanie dodatkowych informacji o firmie i jej działaniach. Każdy przedsiębiorca przed podjęciem decyzji o udziale w programie, może zapoznać się z zakresem informacji, jaki jest wymagany od wszystkich do weryfikacji firmy. Wzory ankiet są bowiem zamieszczone na stronie internetowej programu. Każda wpisana do ankiety informacja powinna być poparta dokumentem źródłowym dostępnym w firmie podczas audytu.
Pomocą uczestnikom zarówno przy wypełnianiu ankiety, jak i przygotowaniu do audytu służą Regionalni Administratorzy programu oraz pracownicy biura w Warszawie.
Rozmowy – to co najbardziej wartościowe!
Poza weryfikacją dokumentów audyt to oczywiście okazja do lepszego poznania firmy, stylu jej zarządzania, relacji z interesariuszami ze szczególnym uwzględnieniem jednego z najważniejszych – pracowników. To ich zaangażowanie i motywacja do pracy, a także ich opinia o firmie przekładają się na rozmowy z klientami i kontrahentami, a co za tym idzie na ich wybory dotyczące współpracy czy zakupu produktów lub usług. Dlatego też dział kadr jest jednym z tych, któremu poświęcamy więcej czasu, przyglądając się między innymi zasadom zatrudniania, możliwościom rozwoju jakie oferuje firma, procesom oceniającym jakość pracy pracowników i co za tym idzie zasadom ich wynagradzania.
Bardzo ważne są dla nas spotkania z losowo wybranymi przez audytora pracownikami firmy, dzięki którym mamy okazję sprawdzić, jak opracowane procedury działają w praktyce. Informacje uzyskane od pracowników są również cenne dla osób zarządzających (które nie są obecne podczas spotkania audytora z pracownikiem). Często zdarza się, że są oni bardzo mile zaskakiwani opinią przedstawicieli załogi i związków zawodowych na temat firmy i panujących w niej zasad. Taka informacja zwrotna, stanowi dla zarządu firmy bezcenne źródło informacji, a przetworzona we właściwy sposób może wpłynąć na poprawę jakości pracy.
Wizytę w firmie najczęściej zaczynamy lub kończymy w gabinecie właściciela, dyrektora lub prezesa firmy. Zakres pytań do osób zarządzających jest dość szeroki i obejmuje między innymi zagadnienia dotyczące zarządzania i budowania strategii firmy, współpracy ze środowiskiem lokalnym, zarówno tym biznesowym, jak i skupionym wokół samorządu i organizacji pozarządowych. To także doskonały moment, aby opowiedzieć audytorowi o inicjatywach i wydarzeniach o charakterze charytatywnym, społecznym lub proekologicznym, których realizacji podjęła się firma. Warto podzielić się z audytorem wszelkimi spostrzeżeniami i pomysłami dotyczącymi nie tylko udziału firmy w programie, ale też problemów polskich przedsiębiorców czy istotnych zmian i wydarzeń politycznych oraz gospodarczych.
Doradztwo – my pytamy Ciebie, Ty spytaj nas!
Audyty od początku istnienia programu „Przedsiębiorstwo Fair Play” mają jeszcze jedną ogromną wartość dla uczestników. Nasi audytorzy służą pomocą i doradztwem, w zakresie działań i procedur związanych z etyką w działalności gospodarczej, jak i w zakresie działań CSR.
Uzupełnienie ankiety programu i rozmowa z audytorem skłaniają do autorefleksji i często pomagają firmie dostrzec punkty wymagające udoskonalenia – być może są to nieoptymalne procedury, niedostateczny przepływ informacji wewnątrz firmy czy pewne zagadnienia w zakresie bezpieczeństwa, które można by jeszcze przemyśleć. Wskazują także, co jest istotne z punktu widzenia zewnętrznej oceny firmy i inspirują do wprowadzenia zmian.
Niejednokrotnie podczas tegorocznych spotkań z uczestnikami, przy omawianiu poszczególnych zakresów weryfikacji, jednocześnie szukaliśmy nowych rozwiązań, które przyniosłyby korzyści zarówno firmie, jak i jej interesariuszom i muszę przyznać, że zapowiadają się one bardzo interesująco. Zaskakujące jest, że nawet w bardzo dobrych firmach, stosunkowo rzadko w pełni wykorzystywany jest potencjał pracowników, ich umiejętności i chęci działania.
Praca audytora i jego rola w ocenie firmy nie kończy się wraz z końcem audytu. Na podstawie przeprowadzonych rozmów oraz zebranych i zweryfikowanych danych audytor przygotowuje raport, w którym przedstawia swoją rekomendację do uzyskania przez firmę Certyfikatu Jakości Biznesu „Przedsiębiorstwo Fair Play” a także, jeżeli uzna to za zasadne, do jednej z nagród przewidzianych w regulaminie. Raporty trafiają do Komisji Ogólnopolskiej i stanowią podstawę do podjęcia ostatecznych decyzji przez Kapitułę Programu. Trzeba podkreślić, że wszystkie informacje i dane przekazane przez uczestników do biura programu, jak i udostępnione audytorowi, podlegają tajemnicy i ochronie, a wszystkie osoby mające do nich dostęp są zobowiązane do zachowania ich w poufności. To zasada, do której przywiązujemy najwyższą dbałość.
